Dwa kalendarze
| Obowiązek | Standardowy termin |
| Raport do Krajowej bazy KOBiZE | do końca lutego za poprzedni rok |
| Wykaz i opłata za korzystanie ze środowiska | do 31 marca za poprzedni rok |
Jeżeli termin przypada w dzień ustawowo wolny, zasady obliczania terminów należy sprawdzić dla konkretnego roku. Nie warto jednak planować pracy na ostatni dzień — dane powinny zostać uzgodnione wcześniej.
Kogo może dotyczyć raport
Analiza obejmuje nie tylko duże instalacje. Źródłem emisji mogą być m.in. kotły, nagrzewnice, agregaty, procesy technologiczne, lakierowanie, spawanie, przeładunek substancji, klimatyzacja w odpowiednim zakresie oraz pojazdy spalające paliwa. Samo posiadanie urządzenia nie przesądza wyniku — trzeba ustalić emisję i rolę podmiotu.
Wspólny rejestr danych
- rodzaj źródła, lokalizacja i okres pracy;
- zużycie paliwa, surowca lub produktu;
- parametry techniczne oraz metoda obliczenia emisji;
- wskaźnik emisji i jego źródło;
- wynik, jednostka, osoba zatwierdzająca i dowód źródłowy.
Uzgodnienie raportów
Te same litry paliwa lub tony surowca powinny być możliwe do prześledzenia w fakturach, KOBiZE i wyliczeniu opłat. Różnice mogą być uzasadnione zakresem prawnym albo metodą, ale muszą być opisane. Kopiowanie wyniku bez sprawdzenia jednostek jest częstym źródłem błędów.
Progi i zwolnienia
Przepisy mogą przewidywać brak obowiązku wniesienia opłaty albo przekazania wykazu przy określonej wysokości należności. Nie oznacza to automatycznie braku potrzeby wykonania obliczenia ani braku raportu KOBiZE. Każdy obowiązek ocenia się osobno według aktualnych stawek i progów.
Roczny proces zamknięcia
- do końca roku: zamknij listę źródeł i właścicieli danych;
- styczeń: zbierz faktury, odczyty i godziny pracy;
- luty: zweryfikuj wskaźniki, jednostki i raport KOBiZE;
- marzec: przygotuj wykaz, oblicz opłaty i uzgodnij z KOBiZE;
- po wysyłce: zachowaj potwierdzenia, kalkulacje i wersję danych.
Podstawa prawna i źródła urzędowe
Źródła zweryfikowane na dzień aktualizacji. Przy stosowaniu przepisów do konkretnego zakładu trzeba uwzględnić jego role, procesy, decyzje i rodzaje odpadów lub opakowań.